اصول چیدمان مبلمان اداری در محیط کار

فرض کنید برای انجام کاری به سازمان و یا شرکتی مراجعه کرده­اید. در بدو ورود به سازمان احساس ناخوشایندی به شما دست می­دهد، چرا که احساس می­کنید هیچ چیز سر جای خودش قرار ندارد و مکان مورد مراجعه شما شلوغ و پر ازدحام است. احساس می­کنید برای انجام کارتان باید ساعت­ها به انتظار بنشینید. اما در کمال ناباوری کارتان البته با رعایت نوبت زود انجام می­شود و به خانه باز می­گردید.

در راه خانه مدام با خود فکر می­کنید که چه چیز باعث شده بود، سازمان و یا شرکت مورد مراجعه شما شلوغ و بی­نظم به نظر برسد. هر چقدر که بیشتر به این مسئله فکر می­کنید پاسخی نمی­یابید جزء این که نحوه چیدمان اداری آنجا مشکل داشته است وگرنه آن سازمان و یا شرکت هیچ مشکل دیگری نداشت. تا زمانی که به خانه برسید بارها و بارها نحوه چیدمان اداری آنجا را در ذهن خود به هم می­ریزید و از نو آنها را می­چینید.

با خود می­گویید اگر من بودم آن مبل را آنجا کنار پنجره می­گذاشتم، کتابخانه را روی دیوار نصب می­کردم و … خلاصه کلی از این طرح­ها را در ذهن خود پیاده می­کنید. وقتی به خانه می­رسید کم کم یادتان می­رود که به چه موضوعی فکر می­کردید و دیگر این موضوع را به فراموشی می­سپارید. اما به راستی تا به حال با خود فکر کرده­اید نحوه چیدمان اداری اعم از چیدمان مبلمان اداری، چیدمان میز اداری، چیدمان صندلی اداری، چیدمان فایلینگ و کتابخانه باید چگونه باشد تا هم از فضای محیط کار استفاده بهینه شود و هم باعث افزایش راندمان کاری کارکنان و رضایت مراجعه کنندگان شود؟ این نوشتار قصد دارد به این سوال پاسخ گوید و از طریق آن شما را با اصول چیدمان اداری آشنا نماید. پس برای یافتن پاسخ این سوال تا پایان این نوشتار با ما همراه باشید.

نکات مورد توجه در چیدمان محیط اداری

برای رسیدن به یک چیدمان خوب و مطلوب لازم است ابتدا نکات زیر را در نظر بگیرید و سپس با توجه به آنها دست به چیدمان مناسب محیط اداری زنید:

1. رعایت نظم اداری

همانطور که همه شما می­دانید در یک محیط اداری تعدادی صندلی اداری، میز اداری، فایلینگ، کتابخانه، وسایل تزیینی همچون گل و گیاه و پوستر و نیز مبلمان اداری وجود دارد. حال تصور کنید این وسایل بدون برنامه و بدون رعایت هیچ نظمی چیده شده­ باشند. از قرار گرفتن در چنین محیطی چه احساسی خواهید داشت؟ چه مشکلاتی ممکن است برای کارکنان به وجود آید؟ عدم امکان عبور و مرور آسان ارباب رجوع و کارکنان در هر بخش، امکان برخورد با مبلمان اداری، میزها و صندلی­ها و به تبع آن امکان آسیب رسیدن به کارکنان و ارباب رجوع، عدم توانایی در نظافت کامل هر بخش، در دسترس نبودن وسایل مورد نیاز و نیز ایجاد حواس پرتی برای کارکنان که میزان تمرکز و راندمان کاری آنها را کاهش خواهد داد، تنها بخشی از مشکلاتی است که ممکن است به علت بی­ توجهی به رعایت نظم اداری به وجود آید.

از طرفی وقتی شما به عنوان ارباب رجوع پا در چنین مکانی می­گذارید، حس ناخوشایندی ناشی از شلختگی و بی­نظمی به شما دست می­دهد، به طوری که با خود فکر می­کنید آیا با این همه بی­نظمی امکان انجام شدن کار شما وجود خواهد داشت یا خیر ؟!!! برای جلوگیری از به وجود آمدن چنین مشکلی باید در طراحی چیدمان اداری به رعایت نظم اداری توجه کرد و این امر میسر نیست جزء با در نظر گرفتن اصول زیر:

ابتدا باید کلیه وسایل و لوازمی که در یک محیط اداری وجود دارد و مورد استفاده قرار می­گیرد را مورد بررسی قرار داد و آنها را به ترتیب از پرکاربردترین به کم کاربردترین وسایل اولویت بندی کرد.  سپس اندازه اتاق­ها، مبلمان اداری، میز اداری، صندلی اداری، فایلینگ، کتابخانه، قفسها و … و نیز میزان فضایی را که اشغال خواهند کرد را اندازه­ گیری کرد. به فضای قابل دسترس هر اتاق، حریم خصوصی کارکنان، میزان نور، چشم انداز محیط کار، رنگ کفپوش­ها و مبلمان اداری و جداسازی کارکنان از همدیگر با استفاده از پارتیشن­ها و دیوارها نیز توجه کرد و سپس اقدام به چیدمان اداری به شرح زیر کرد:

• • • میزها را با فاصله­ هایی یکسان از هم قرار داد و اگر ممکن بود آنها را به صورت دو به دو رو به روی هم چید. با این کار فضای بیشتری برای تردد کارکنان و ارباب رجوع باقی خواهد ماند.
    • اگر امکان نصب قفسه و کتابخانه روی دیوار وجود دارد، آنها را روی دیوار پشت کارکنان و یا روی دیوار رو به روی آنها نصب کرد.
    • فایلینگ را در گوشه اتاق نزدیک به میز کارمندی که بیشترین استفاده از فایلینگ را دارد، قرار داد.
    • اگر محیط کار دارای پنجره است و چشم انداز مناسبی به بیرون دارد، میز کار را طوری قرار داد که بتوان از پشت آن به محیط بیرون دید داشت. علاوه بر آن به میزان نورگیری فضا نیز توجه کرد و در چیدمان مبلمان اداری، میز اداری و صندلی اداری آنها را طوری قرار داد که در روشنایی روز به استفاده از لامپ و چراغ­های روشنایی نیازی نباشد و از طرفی میزان نور به چشم کارکنان اذیت ننماید.
    • وسایل و لوازمی را که توسط کارکنان بیشتر مورد استفاده قرار می­گیرند را برای دسترسی سریعتر در نزدیکی کارکنان کنار و یا روی میز اداری آنان قرار داد و چنانچه میز اداری دارای کشوی داخلی است، آنها را درون کشو چید.
    • اگر محیط اداری دارای اتاق کنفرانس است، میز کنفرانس را وسط اتاق قرار داد و صندلی­های اداری را دور تا دور آن چید.
    • در طراحی دکوراسیون داخلی اتاق مدیریت باید میز اداری را درست رو به روی در اتاق قرار داد، به طوری که وقتی در باز می­شود، مدیر به راحتی کارمند و یا ارباب رجوع را ببیند. علاوه بر آن وقتی میز اتاق مدیریت به این شکل قرار بگیرد، باعث می­شود میزان اقتدار و اشراف مدیر به امور بیشتر احساس شود.

  2. رعایت اصل انعطاف پذیری
  نکته مهمی دیگری که در چیدمان محیط اداری باید به آن توجه کرد، رعایت اصل انعطاف پذیری است. در اصل انعطاف پذیری چنانچه امکان چیدمان مبلمان اداری به شیوه های متفاوت وجود داشته باشد، باید هر از چند گاهی چیدمان آنها را عوض کرد. چرا که این کار باعث می شود کارکنان دچار عادت زدگی نشوند و از طرفی با ایجاد تغییرات اصولی به طور پیوسته نشاط و شادابی و نیز رضایت شغلی را برای خود به وجود آورند.

  3. رعایت اصل راحتی و آسایش کارکنان
  رعایت اصل راحتی و آسایش کارکنان نیز از دیگر اصولی است که باید در طراحی چیدمان مبلمان اداری به آن توجه کرد. راحتی و آسایش کارکنان هم در محیط کار به دو دسته کلی راحتی و آسایش فیزیکی و راحتی و آسایش روحی و روانی تقسیم می شود. آنچه در چیدمان مبلمان اداری مطرح است، راحتی و آسایش فیزیکی کارکنان در محیط کار است که خود شامل دما و نور مناسب، مبلمان اداری، میز اداری و صندلی اداری ساخته شده با رعایت اصول ارگونومیک، دسترسی آسان به لوازم و وسایل مورد نیاز و نیز لوازم و وسایل با کیفیت می باشد، که از موارد مورد توجه در اصول طراحی چیدمان مبلمان اداری محسوب می شوند.
  لازم به ذکر است طراحی اصولی چیدمان اداری مزایایی دارد که از جمله آنها افزایش آرامش کارکنان، افزایش رضایت شغلی کارکنان، بالا رفتن راندمان کاری کارکنان، افزایش بهره وری کارکنان، زیبایی محیط کار، از بین رفتن تنش های ناشی از چیدمان نامناسب اداری، ایجاد حس با ارزش بودن در کارکنان و … میباشد.

  تالیف و گردآوری :  مبلمان اداری نوین آرا